Qu'est-ce qu'un rapport ou une analyse A3 ? Un outil de résolution proactive de problèmes en 7 ét...

Qu'est-ce qu'un rapport ou une analyse A3 ?

Il s'agit d'un outil proactif de résolution de problèmes en 7 étapes visant à éliminer les obstacles et les causes profondes.

Il existe deux catégories distinctes de résolution de problèmes :

1. Proactif (par exemple, un rapport A3) : des activités sont entreprises pour combler les écarts de performance identifiés par l'analyse des données (par exemple, indicateurs de performance clés)

2. Réactif (par exemple Global 8D) : activités entreprises pour répondre à une réclamation client spécifique (par exemple retours de produits) pour lesquelles un correctif une réponse à l'action est demandée, ou des activités « faites-le » (par exemple, panne d'équipement) ou des « éliminations rapides » au quotidien.

Dans ce blog, nous nous concentrons sur la résolution proactive des problèmes via la méthode A3.

Introduction, historique et contexte

Le concept d'amélioration continue s'est tellement développé au cours des dernières décennies qu'il est désormais devenu un mantra quotidien pour beaucoup, tant sur le plan professionnel que personnel.

Les « problèmes » sont monnaie courante sur le lieu de travail. Ces problèmes doivent être systématiquement résolus et des mesures doivent être prises pour éviter que de tels problèmes ne se reproduisent à l’avenir. La mise en œuvre du A3 Problem Solving Thinking ou de l'outil d'analyse A3 dans votre organisation garantit que les problèmes sont éliminés une fois pour toutes.

Toyota a une réputation d'excellence opérationnelle et de performance grâce à ses méthodes Lean et basées sur l'amélioration continue. Toyota a développé et montré au monde ce qui peut être réalisé avec sa méthode de rapport A3 pour résoudre les problèmes de manière efficace et efficiente. Fin 1992, le système de production Toyota (TPS) a été officiellement publié comme une initiative d'amélioration continue. Le rapport A3 est l'un des outils de production Lean et a joué un rôle majeur dans le succès de Toyota. Il est utilisé dans le monde entier dans presque toutes les industries, entreprises et organisations.

Qu'est-ce qu'un rapport A3 ? Qu’est-ce que la résolution de problèmes A3 ? Qu’est-ce que la pensée A3 ? Qu'est-ce que l'analyse A3 ?

La résolution de problèmes au format A3 est une approche structurée utilisant une seule feuille de papier ISO au format A3 - d'où son nom.

Il fournit une procédure simple et stricte qui guide la résolution des problèmes par les travailleurs. Elle est similaire à d’autres approches de résolution de problèmes qui reflètent le cycle Planifier-Faire-Vérifier-Agir (PDCA) de Deming.

Les parties prenantes de l'outil de résolution de problèmes A3

Le rapport A3 ne vous aidera pas à résoudre les problèmes en quelques secondes : rien ne le peut ! Le succès d'un rapport A3 est efficace lorsque les propriétaires de processus, les participants, les PME et les responsables de la mise en œuvre s'impliquent dans la clôture de bout en bout.

5 parties prenantes majeures jouent un rôle important dans le succès et l'exécution d'un rapport A3 :

1. Leader – gère tous les documents pertinents concernant le rapport A3 et dirige l'équipe

2. CFT/Équipe multidisciplinaire – Les propriétaires de processus ou l'équipe d'expertise en la matière (SME)

3. Mentor/Coach SCRUM – Le mentor/coach qui comble les lacunes dans l'exécution du rapport A3 en guidant et encadrant constamment l'équipe. Il/elle est maître en la matière et provoque, guide et motive le CFT à trouver des solutions à travers les tâches et les causes identifiées.

4. Metteurs en œuvre – Les parties prenantes qui mettent en œuvre et exécutent les tâches assignées par le CFT. Sans l'implication de ces parties prenantes, la mise en œuvre devient presque impossible.

5. Management – Ceux qui soutiennent l'équipe du rapport A3 avec des investissements en capital et sont soucieux des résultats. La direction sera toujours disponible pour soutenir l'équipe du projet A3.

Les 7 étapes* d'un rapport A3

* également connu sous le nom de piliers ou phases

Le rapport A3 d'une seule page comprend généralement 7 étapes qui reflètent l'exécution complète du processus. Cependant, vous souhaiterez peut-être ajouter des étapes spécifiques à votre cas d'utilisation pour obtenir des résultats plus efficaces.

Étape 1 : l'arrière-plan

Il s'agit de la première étape au cours de laquelle une organisation identifie et sélectionne le problème à résoudre. Cette étape explore pourquoi un changement est nécessaire et quel est le lien avec la stratégie commerciale. Il identifie les problèmes les plus graves et les plus touchés par l'analyse de Pareto ou la règle ou le diagramme 0:20. Une fois que vous avez sélectionné le problème à résoudre, définissez clairement et brièvement les aspects qui affectent le problème et impactent les objectifs, les cibles, la planification commerciale stratégique autour des clients, les processus, les finances et les nouveaux produits, etc. Assurez-vous qu'une étude claire et une analyse de fond ont ont été faites dans tous les domaines où le problème s'est posé depuis un certain temps.

Étape 2 : l'énoncé du problème (ou la situation actuelle)

C'est l'étape où vous devez définir la situation actuelle du problème. Assurez-vous que où, quand, qui, comment et quoi sont clairement définis et abordés dans le problème lors de la définition. Le problème peut être de nature aussi bien qualitative que quantitative. Veiller à ce que l'impact du problème dans l'organisation compte tenu de la situation actuelle soit pris en compte. La définition du problème doit toujours se concentrer sur la résolution efficace du problème à la racine. Il est recommandé d'utiliser des données, des tableaux, des graphiques, des cartes, etc. dans cette étape pour représenter la situation actuelle aussi précisément que possible.

Étape 3 : Établissement et déclaration d'objectifs

Dans cette étape, vous clarifiez ce que vous allez atteindre, c'est-à-dire le(s) résultat(s) souhaité(s). Des objectifs avec des cibles claires et mesurables doivent être définis. Évitez les objectifs qui ne peuvent pas être mesurés. Les objectifs peuvent être basés sur des phases ou sur un calendrier de projet, par exemple hebdomadaire ou mensuel. Les objectifs ne doivent pas être aléatoires, ils doivent être liés à l'énoncé de votre problème. Les objectifs définis ne sont pas autonomes et d’autres objectifs peuvent être ajoutés au cours du processus A3, selon les besoins. Il est également recommandé d'utiliser une cible SMART (cible spécifique, mesurable, réalisable, pertinente et limitée dans le temps).

Étape 4 : Analyse des causes profondes

Potentiellement l'étape la plus importante du processus de résolution de problèmes A3 pour le succès du projet A3. Résoudre le problème trop tôt peut aboutir à ce que la racine du problème reste intacte, sans surveillance et non résolue, ce qui entraîne la récurrence du problème encore et encore sur une période de temps. Il existe plusieurs outils qui peuvent être utilisés pour trouver la cause profonde d’un problème. Deux de ces outils qui sont très efficaces sont appelés analyse des 5 pourquoi ou analyse pourquoi-pourquoi en utilisant des diagrammes de causes et d'effets / des diagrammes en arête de poisson et des feuilles de contrôle Est/N'est pas vérifié.

Étape 5 : contre-mesures

Il s'agit de l'étape où vous clarifiez les actions correctives à prendre et fournissez des solutions basées sur la cause profonde identifiée à l'étape 4. Concentrez-vous toujours sur les solutions qui élimineront la ou les causes profondes identifiées, de sorte que le problème ne soit jamais résolu. se reproduisent. Attribuer les tâches aux implémenteurs pour la mise en œuvre des actions correctives. Vous pouvez également revenir à l'étape 2 et définir quelques objectifs supplémentaires qui peuvent avoir été établis à partir de vos solutions. Pour mettre en œuvre des contre-mesures efficaces, vous pouvez utiliser le principe ou l’outil 5W2H. Concevoir et dessiner un plan détaillé pour la mise en œuvre réussie des actions correctives.

Étape 6 : Confirmation de l'efficacité

Il s'agit de l'étape où l'efficacité des résultats du projet A3 ou de la mise en œuvre du processus A3 est mesurée par rapport aux résultats réels, c'est-à-dire aux objectifs fixés. Cela fait partie de la culture d’amélioration continue du TPS de Toyota. Il convient de donner des exemples qui aideront à résoudre à l'avenir les nouveaux problèmes qui se poseront. Une référence doit être maintenue pour aider les autres parties prenantes qui s'impliquent dans les futurs projets A3. La mesure de l'efficacité doit être effectuée à l'aide de divers outils, notamment des formulaires de commentaires, des audits spéciaux, le suivi des numéros et les études Gemba.

Étape 7 : actions de suivi

Une fois l'efficacité contrôlée, assurer la pérennité des actions mises en œuvre via la standardisation, les audits, les revues et le suivi quotidien des objectifs via la gestion des tableaux de bord. Indépendamment des résultats positifs ou négatifs, des actions correctives doivent être mises en œuvre. Sur la base des résultats des écarts par rapport aux objectifs, revoir le rapport A3, modifier le plan et réimplémenter les actions. Pour des résultats positifs, faites circuler les résultats et les méthodes dans toute l’organisation sous forme de standardisation. Ceci est conforme à l’approche PDCA et chaque étape peut être revue en fonction de l’efficacité de l’A3. Lors de cette dernière étape, le Yokoten (déploiement horizontal) est à envisager dans d'autres domaines.

Pourquoi mettre en œuvre un rapport A3 ?

Il existe de nombreux outils efficaces de résolution de problèmes, chacun présentant ses avantages en fonction du problème à résoudre. La plupart des outils comportent cependant de nombreuses pages, graphiques ou liens vers d’autres outils, ce qui peut entraîner un long processus.

Un rapport A3, quant à lui, est un rapport unique d'une page, clair et précis, qui stimule la culture d'amélioration continue. L’outil a un plus grand impact et simplifie la communication. Il permet une gestion allégée grâce à une utilisation minimale des ressources et constitue un outil efficace pour les gestionnaires et les superviseurs de niveau intermédiaire. Le rapport A3 est très efficace pour résoudre les problèmes lorsque des solutions JIT sont requises. Mais attention : à moins que le problème ne soit analysé correctement, aucun outil ne sera efficace pour trouver des solutions !

Cet outil peut également être étendu à l'atelier car il est simple, précis, structuré et facile à comprendre. A3 aide à impliquer divers groupes de personnes pour collaborer efficacement dans un seul objectif : résoudre un problème et trouver une solution.

CONCLUSION : Quels sont les avantages du modèle de résolution de problèmes A3 ?

Ce rapport d'une page résout efficacement les problèmes car :

• clair et précis

• impliquer toutes les parties prenantes de manière collaborative

• axé sur l'amélioration continue dans l'ensemble de l'organisation

• promouvoir le partage inter-organisationnel entre différents groupes et parties prenantes

• concentré, engagé sur les objectifs et axé sur les cibles

• Avec l'implication d'un coach, d'un facilitateur ou d'un SCRUM master, il devient un outil efficace pour coacher les autres et une plateforme d'apprentissage

• un promoteur du concept de gestion Lean dans toute l'organisation, en se concentrant sur la minimisation des déchets grâce à l'utilisation d'un minimum de ressources.

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